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Neue Digitale Aufbewahrungspflicht (GDPdU / GoBS)

Die neue digitale Aufbewahrungspflicht und die Auswirkungen auf den Kassenplatz

Mit dem Schreiben vom 26.11.2010 verschärft das Bundesfinanzministerium die bis dahin geltenden Bestimmungen für die Aufzeichnung von Bargeschäften mittels Registrierkassen bzw. die Aufbewahrung und Zugriffsmöglichkeiten der digitalen Unterlagen deutlich. Die wichtigsten Regelungen haben wir nachfolgend zusammengefasst.

Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungsgerätes (Kasse) erstellt worden sind, müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre)

  • jederzeit verfügbar
  • unverzüglich lesbar und
  • maschinell auswertbar

aufbewahrt werden (lt. §147, Abs. 2 der Abgabenverordnung).

Kassen, die den aktuellen Anforderungen nicht genügen, müssen nachgerüstet werden (durch Software-Update, Speichererweiterung, etc.), sofern dies technisch möglich ist.

Nur, wenn dies technisch nicht möglich ist, besteht eine Übergangsfrist bis 31.12.2016 in der die Geräte nicht beanstandet werden. In diesem Fall entstehen jedoch hohe Anforderungen aus der Beachtung des BMF-Schreibens vom 09.01.1996.

Die Geräte (Kassen und nachgeordnete DV-Systeme) müssen den

  • Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchhaltung (GoBS) und den
  • Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen.

Die Daten müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im täglichen oder monatlichen Z-Bericht) ist unzulässig. Ebenso ist das Vorhalten der Daten ausschließlich in gedruckter Form ("Z-Streifen" oder "Journal-Streifen") unzulässig.

Steuerlich relevante Daten sind demnach auch:

  • Journaldaten
  • Auswertungsdaten (Berichte)
  • Programmierdaten und
  • Stammdatenänderungen

Die Einsatzorte und-zeiträume der Kassen sind ebenfalls zu protokollieren und aufzubewahren. Dies gilt auch für die Organisationsunterlagen wie Bedienungs- und Programmieranleitungen.

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Hinweise:

Diese Informationen Seite wurden von uns nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Jedoch dürfen wir weder in steuerlichen noch in juristischen Fragen tätig werden. Für die Aktualität, Vollständigkeit und Richtigkeit der Informationen können wir keine Gewähr übernehmen. Jegliche Haftung ist ausgeschlossen. Bitte konsultieren Sie zu diesem Themenkomplex Ihren Rechtsanwalt oder Ihren Steuerberater.

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